Privacy

art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

ai sensi e per gli effetti (i) del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, il “Codice Privacy”, (ii) del Regolamento UE 2016/679 relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, il “GDPR”, artt. 13 e 14, norme denominate congiuntamente anche “Normativa privacy”, sono previsti una serie di obblighi in capo a chi effettua il trattamento - “la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” - (nel seguito il “Trattamento”) di informazioni riguardanti una persona fisica identificata o identificabile (l’ “Interessato).
ODSweet S.r.l. C.F. e P.I. 11007640961, con sede legale in Via Victor Hugo n. 2, 20123 Milano (MI) (la “Società”) desidera informarLa, nelle sezioni che seguono, in merito alle modalità ed alle finalità del Trattamento dei dati personali che La riguardano.

A) Titolare del Trattamento e Responsabile per la Protezione Dati
Il titolare del Trattamento è il soggetto che determina le finalità e i mezzi di Trattamento dei dati personali (il “Titolare”), e viene identificato in ODSweet S.r.l.
Il Titolare del Trattamento potrà essere contattato a mezzo posta all’indirizzo della sede legale: Via Victor Hugo n. 2, 20123 Milano (MI), oppure tramite e-mail all’indirizzo: compliance@odsweethotel.com.

B) Modalità di raccolta dei dati dell’Interessato
Il Titolare può venire a conoscenza dei Suoi dati nelle seguenti circostanze:

• in caso di richiesta di informazioni inoltrata tramite il sito internet della struttura, a mezzo e-mail oppure telefonicamente, al fine di richiedere informazioni sui servizi forniti dalla Società;
• in occasione delle attività di prenotazione soggiorno effettuate direttamente presso la struttura, tramite sito internet aziendale, e-mail, telefono o attraverso agenzie di viaggio online (OTA);
• in occasione della permanenza presso la struttura, mediante il sistema di videosorveglianza installato, che può comportare la raccolta di immagini e/o video;
• nell'ambito degli adempimenti previsti dalla normativa applicabile alle strutture ricettive;
• laddove fornisca i Suoi dati per l’utilizzo della rete wi-fi;
• laddove fornisca i Suoi dati interagendo con i canali social della Società;
• laddove partner commerciali della Società abbiano comunicato legittimamente i Suoi dati personali.

C) Categorie di dati oggetto del Trattamento
Le seguenti categorie di dati personali che La riguardano esemplificano le tipologie di dati che possono essere raccolti durante l’erogazione dei servizi o tramite canali di contatto descritti nel presente documento:
• Dati Identificativi – nome, cognome, indirizzo, sesso, nazionalità, estremi del documento di identità, indirizzo e-mail, numero di telefono, immagini (foto/video).
• Dati Relativi al Soggiorno – informazioni relative alla prenotazione e al soggiorno presso la struttura (date di arrivo e partenza, numero di camera e richieste formulate dall'ospite).
• Dati Finanziari – coordinate bancarie e IBAN, dati relativi agli strumenti di pagamento utilizzati.
(i “Dati").

D) Finalità del Trattamento
I Suoi Dati personali saranno trattati, prevalentemente con strumenti informatici, per le finalità di seguito descritte:

a) Rispondere a specifiche richieste: i Suoi Dati Identificativi saranno utilizzati per fornire una risposta alle richieste di informazioni relative alla struttura, ai servizi offerti e alla disponibilità delle camere tramite i canali comunicazione e contatto del Titolare (e-mail, telefono).
Base giuridica: per dare esecuzione di misure precontrattuali o a un contratto di cui Lei è parte (art.6 par.1 lett. b del GDPR).
Politica di conservazione: i Dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti e comunque non oltre dodici mesi decorrenti dalla ricezione della richiesta di informazioni.
b) Instaurazione del rapporto ed esecuzione del contratto: i Suoi Dati Identificativi, i Dati Relativi al Soggiorno e i Dati Finanziari, saranno utilizzati per gestire la prenotazione, erogare e gestire i servizi di soggiorno, nonché per gestire ogni Sua eventuale richiesta relativa al soggiorno, incluse le eventuali attività di ricontatto necessarie alla gestione e alla restituzione di oggetti rinvenuti all’interno della struttura agli aventi diritto.
Il conferimento dei Dati è obbligatorio in quanto richiesto ai fini dell’adempimento degli obblighi legali e contrattuali. L’eventuale rifiuto a fornirli o l’eventuale successiva opposizione al Trattamento potrà determinare l’impossibilità del Titolare ad erogare i servizi richiesti.
Base giuridica: per dare esecuzione di misure precontrattuali o a un contratto di cui Lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR).
Politica di conservazione: i Dati forniti nell’ambito di una Sua richiesta saranno conservati per un tempo massimo di dieci anni. I Dati trattati per dare esecuzione ad un contratto potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto oltre che per successivi dieci anni decorrenti dalla data di cessazione del medesimo.
c) Adempimento degli obblighi legali: i Suoi Dati, forniti nell’ambito delle Finalità di cui al punto b), potranno essere utilizzati per adempiere ad ogni obbligo civilistico, fiscale, amministrativo e di pubblica sicurezza previsto dalla legge, da un regolamento, dalla normativa europea o da un ordine dell'Autorità e derivante dai rapporti con Lei in essere, nonché per adempiere agli specifici obblighi applicabili alle strutture ricettive, inclusi quelli relativi alla comunicazione delle generalità degli alloggiati alle competenti Autorità ai sensi dell'art. 109 del R.D. 18 giugno 1931, n. 773 (T.U.L.P.S.).
Base giuridica: per dare esecuzione al rapporto di cui Lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR), per adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare (art. 6 par. 1 lett. c del GDPR).
Politica di conservazione: i Dati potranno essere conservati per il tempo necessario all’assolvimento degli obblighi legali e, in ogni caso, per tutta la durata del contratto oltre che per successivi dieci anni decorrenti dal termine dell’anno fiscale seguente a quello di competenza. Le copie dei documenti di identità acquisiti per l’identificazione dell’Interessato sono immediatamente cancellate o distrutte una volta completata la comunicazione dei Dati all’Autorità di Pubblica Sicurezza.
d) Utilizzo della rete Wi-Fi: i Suoi Dati Identificativi forniti in occasione della registrazione al sistema Wi-Fi, masso a disposizione degli ospiti, verranno utilizzati per permetterLe di usufruire del servizio. L’eventuale rifiuto a fornirli o l’eventuale successiva opposizione al Trattamento potrà determinare l’impossibilità del Titolare ad erogare il servizio.
Base giuridica: per dare esecuzione al rapporto di cui Lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR).
Politica di conservazione: i Dati potranno essere conservati per il tempo strettamente necessario all'erogazione del servizio Wi-Fi e comunque per un periodo non superiore a dodici mesi.
e) Videosorveglianza: Immagini fotografiche e registrazioni che La riguardano potranno essere raccolte tramite il sistema di videosorveglianza installato presso la struttura ricettiva, esclusivamente per finalità di tutela del patrimonio aziendale, sicurezza degli ospiti, dei visitatori e del personale, prevenzione di accessi non autorizzati e accertamento di eventuali illeciti, in conformità al Provvedimento 8/4/2010 dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Base giuridica: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del Trattamento (art. 6 par. 1 lett. f del GDPR) consistente nella salvaguardia del patrimonio aziendale, nonché nella salvaguardia degli interessi dell’Interessato o di un’altra persona fisica (art. 6 par. 1 lett. d del GDPR). Politica di conservazione: i suoi Dati saranno conservati nei server aziendali per un periodo massimo di 48 ore, fatte salve esigenze particolari che richiedano un'ulteriore conservazione, in conformità con le normative vigenti e le indicazioni dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. In tali casi, le immagini possono essere conservate fino ad un massimo di 7 giorni.
f) Interazioni sui Social Network: i Suoi Dati Identificativi rilevati da interazioni, come messaggi privati e commenti inviati sui nostri canali Social, potranno essere trattati al fine di fornire riscontro alle richieste ricevute, gestire le comunicazioni con gli utenti e fornire informazioni sui servizi offerti dalla struttura.
Base giuridica: per dare esecuzione di misure precontrattuali o a un contratto di cui Lei è parte (art.6 par.1 lett. b del GDPR).
Politica di conservazione: i Dati raccolti tramite la messaggistica privata del canale Social saranno conservati per il tempo strettamente necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti. I Dati da Lei comunicati pubblicamente, tramite commenti, soggiacciono al periodo di conservazione definito dalle policy del canale Social da Lei utilizzato per interagire con la Società.

E) Modalità di Trattamento dei dati
In relazione alle finalità sopra indicate, la Società esegue il Trattamento dei Dati, nel rispetto delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR mediante strumenti manuali, informatici e telematici, atti a memorizzare, gestire e trasmettere i Dati medesimi, unicamente allo scopo di perseguire le finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti e, comunque, in modo tale da garantirne la sicurezza e la riservatezza, nonché il rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza.

F) Ambito di comunicazione dei dati
I Suoi Dati potranno essere resi accessibili a:

• dipendenti e collaboratori della Società nella loro qualità di persone autorizzate e/o designate al Trattamento e/o amministratori di sistema;
• consulenti e fornitori che - per conto del Titolare - svolgono attività amministrative, contabili, fiscali o di natura legale in outsourcing;
• fornitori di servizi IT che offrono servizi relativi alla gestione delle infrastrutture informatiche, dei sistemi di posta elettronica, dei servizi cloud e degli applicativi utilizzati dalla struttura per la gestione delle prenotazioni, della disponibilità delle camere, del soggiorno e della fatturazione;
• fornitori di piattaforme e servizi per la gestione delle prenotazioni alberghiere, anche online, nonché dei relativi servizi di pagamento;
• società e professionisti incaricati della gestione delle prenotazioni, del revenue management e dell'ottimizzazione dell'occupazione delle camere;
• Organismi di Vigilanza, Autorità giudiziarie e sanitarie, Autorità di Pubblica Sicurezza nonché a tutti gli Enti istituzionali ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette;
• altri soggetti terzi al fine di effettuare i servizi specificatamente richiesti. A tali soggetti terzi sono fornite solo le informazioni necessarie all'espletamento delle relative funzioni.
Tutti i soggetti esterni all'organizzazione che trattano dati personali per conto del Titolare sono selezionati secondo criteri di affidabilità e, qualora ne ricorrano i presupposti, nominati Responsabili del Trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

G) Trasferimento dei dati a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale
I Dati sono trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ivi ubicati. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasmettere tali dati ad un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale e/o spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, di cui all’art. 44 del Codice Privacy e all’art. 46 e ss. del GDPR.

H) Diritti dell’Interessato
La Società La informa, infine, che ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, potrà esercitare in ogni momento specifici diritti – di cui agli artt. 15-22 del GDPR - ed in particolare potrà chiedere al Titolare:

a) il diritto di accesso ossia la possibilità di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso il Trattamento di dati personali e in tal caso, di ottenere l’accesso ai propri dati personali;
b) il diritto alla rettifica, compresa l’integrazione dei dati personali incompleti;
c) il diritto alla cancellazione dei dati senza ritardo su richiesta dell’Interessato e obbligatoriamente se:

• i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità del Trattamento;
• il consenso su cui si basa il Trattamento è revocato e non sussiste altro fondamento giuridico per il Trattamento;
• i dati personali sono stati trattati illecitamente;
• i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’UE o dello Stato membro.
• l’Interessato si opponga al Trattamento e non sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento, oppure quando si opponga al Trattamento nei casi previsti dall’art. 21, paragrafo 2, del GDPR (dati personali trattati per finalità di marketing diretto);

d) il diritto alla limitazione di trattamento nei casi in cui sia contestata l’esattezza dei dati personali (per il periodo necessario al Titolare del Trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali) ovvero il Trattamento sia illecito e/o l’Interessato si sia opposto al Trattamento chiedendone la limitazione;
e) il diritto alla portabilità dei dati personali quale facoltà di ricevere dal Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali e di trasmettere tali dati ad altro titolare del Trattamento, solo per i casi in cui il Trattamento sia basato sul consenso e per i soli dati il cui Trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati;
f) il diritto di opporsi al Trattamento dei propri dati personali fatto salvo il diritto del Titolare del Trattamento di dimostrare l’esistenza di motivi legittimi per procedere comunque al Trattamento;
g) il diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento, qualora il Trattamento sia basato sul Suo consenso esplicito, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati sino all’esercizio della revoca;
h) il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati Personali, contattabile all’indirizzo garante@gpdp.it o mediante il sito http://www.gpdp.it.

Se desidera avere maggiori informazioni sul Trattamento dei Suoi dati personali ed esercitare i diritti precedentemente indicati, può inviare una richiesta scritta a compliance@odsweethotel.com.
In caso di richiesta da parte Sua di informazioni relative ai Suoi dati, il Titolare darà riscontro al più presto – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – e comunque non oltre i trenta giorni dall’istanza. Eventuali impossibilità o ritardi da parte del Titolare nel soddisfare le richieste saranno adeguatamente motivati.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026